CREATIVE EVENT PROPOSAL

Download the Term of References (TOR) of the competition

KOMPETISI UMUM 

Creative Event Proposal 

Creative Event Proposal adalah kegiatan yang menantang peserta untuk merancang rencana acara yang dituangkan dalam bentuk proposal. Kompetisi ini menguji kemampuan peserta dalam merencanakan sebuah event yang bertujuan memperkenalkan budaya, nilai, dan identitas suatu daerah/wilayah/negara secara nasional maupun kepada dunia internasional melalui kuliner atau makanan dengan tema “From Local to Global: The Story Behind a Plate of Food” Tema ini dirancang untuk melestarikan dan mempromosikan makanan tradisional, kita turut menjaga identitas budaya yang dapat mengenalkan generasi muda maupun dunia luar tentang kekayaan budaya lokal. Selain itu, pelestarian ini juga berkontribusi pada keberlanjutan perekonomian lokal dan pelestarian lingkungan, melalui penggunaan bahan-bahan alami dan metode pengolahan yang ramah lingkungan.

Durasi : 20 menit/group (10 menit presentasi dan 10 menit tanya jawab)

Lokasi : Politeknik Negeri Bandung

Narahubung : +62 881 0222 25928 (Putri Nur Mustalifah)

Deadline : 3 Mei 2025

Live Review : 7 Mei 2025

ASPEK PENILAIAN

1. Orisinalitas, inovasi, dan dampak terhadap misi

2. Ketepatan, rinci, jelas dan logis setiap rencana yang dijabarkan dalam proposal sesuai dengan misi dan instruksi (event description, marketing planning, venue planning, vendors preparation, event concept, technology in the event, special needs, sustainable practice, financial of the event)

3. Presentasi (Grooming, Penguasaan materi)

Persyaratan Umum

1. Peserta merupakan mahasiswa/mahasiswi di Perguruan Tinggi Nasional dengan jenjang D3, D4 s/d S1 yang masih aktif dan wajib melampirkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)/Surat Keterangan Mahasiswa (SKM);

2. Setiap perguruan tinggi diperbolehkan mengirimkan maksimum 3 (tiga) tim perwakilan.

3. Peserta wajib melakukan registrasi/pendaftaran pada link yang telah disediakan di website resmi KPI (kpi.polban.ac.id), paling lambat tanggal 23 April 2025.

4. Perwakilan tim peserta wajib bergabung dalam WhatsApp group.

5. Peserta wajib mengikuti technical meeting secara daring pada tanggal 5 Mei 2025. melalui platform yang disediakan oleh panitia.

6. Peserta dilarang mencantumkan, mengenakan, dan/atau menampilkan identitas asal institusi, seperti logo, bendera, seragam, jas almamater, inisial institusi dalam bentuk apapun dalam hasil karya dan selama kompetisi berlangsung.

7. Peserta hanya diperbolehkan menampilkan identitas institusi asal pada saat acara penutupan atau pengumuman pemenang.

8. Keputusan juri bersifat mutlak dan tidak dapat diganggu gugat.

9. Peserta dianjurkan menghadiri pembukaan dan penutupan secara luring yang bertempat di venue utama Politeknik Negeri Bandung. Jika peserta berhalangan hadir maka dapat mengikuti secara daring melalui streaming YouTube KPI 15.

Persyaratan Khusus

1. Kompetisi merupakan kategori kelompok dengan 1 (satu) kelompok terdiri dari 3 (tiga) orang peserta dari institusi yang sama;

2. Ketua tim bertanggung jawab penuh atas segala hal terkait keikutsertaan timnya dalam kompetisi ini.  

3. Proposal yang diajukan harus merupakan karya orisinal yang belum pernah dipublikasikan atau diikutsertakan dalam kompetisi serupa. Hal ini harus dinyatakan melalui lembar pernyataan orisinalitas yang ditandatangani di atas materai Rp 10.000.  

4. Acara yang dirancang harus sesuai tema dan mengimplementasikan konsep keberlanjutan, dengan fokus pada aspek budaya serta lingkungan, seperti pemilihan lokasi, teknologi serta keterlibatan sponsor. 

5. Peserta diwajibkan membuat proposal lengkap dan video promosi berdurasi maksimal tiga menit dalam format landscape (rasio 16:9).  

6. Seluruh karya harus mencantumkan logo KPI 15 di pojok kanan atas, termasuk pada video promosi.  

7. Peserta wajib mengenakan pakaian formal: kemeja putih, blazer (warna bebas), dan celana kain. Sepatu pantofel wajib digunakan. Bagi yang berhijab, warna kerudung disesuaikan, sedangkan yang tidak berhijab harus mengikat rambut dengan rapi.

8. Karya yang diajukan harus merupakan hasil kerja tim sendiri.  

Teknis Perlombaan

1. Proposal memuat rancangan acara dengan proyeksi anggaran Rp 100.000.000 Peserta dapat menambahkan sumber pendanaan alternatif sesuai kebutuhan (contohnya sponsor) diluar anggaran yang ditentukan.

2. Penulisan proposal harus mengikuti format resmi dari panitia, yang dapat diunduh melalui tautan berikut: [https://bit.ly/Format_CEPKPI15 ]

3. Peserta membuat media presentasi berbentuk PPT dengan maksimal 10 halaman.

4. Proposal dan media presentasi menggunakan bahasa Inggris yang baik dan benar.  

5. Pengumpulan karya dilakukan melalui Google Classroom. File di dalamnya diberi nama format: Judul Karya_Nama File (contoh: Culture, Nature, and the Future_Traveza Event Organizer). Dan untuk media presentasi berformat : PPT_Nama Tim. (contoh: PPT_Traveza Event Organizer). 

6. Batas waktu pengumpulan karya : 3 Mei 2025.

7. Para peserta melakukan presentasi atas karyanya pada tanggal 7 Mei 2025.

8. Peserta harus hadir di ruang presentasi paling lambat 30 menit sebelum kompetisi dimulai.  

9. Presentasi dilakukan sesuai urutan yang telah ditentukan panitia.  

10. Setiap tim mendapat durasi maksimal 15 menit: 10 menit untuk presentasi dan 5 menit untuk sesi tanya jawab.  

11. Panitia akan memberikan sinyal satu menit sebelum waktu habis dan menghentikan presentasi tepat pada menit ke-10.  

12. Peserta diwajibkan hadir secara langsung ke lokasi perlombaan.  

13. Presentasi menggunakan Bahasa Inggris.  

14. Panitia akan bertindak sebagai moderator dan penjaga waktu selama presentasi berlangsung.  

15. Keputusan juri bersifat mutlak dan tidak dapat diganggu gugat.  

Pelanggaran

1. Peserta yang terbukti meniru karya orang lain akan langsung didiskualifikasi. 

2. Peserta yang terdaftar tidak dapat digantikan dengan alasan apapun.  

3. Peserta yang terlambat mengumpulkan karya tanpa alasan logis akan didiskualifikasi.  

4. Peserta dilarang mengganggu jalannya kompetisi atau peserta lain.

5. Video dan media presentasi yang mengandung unsur rasial atau pornografi akan langsung didiskualifikasi.

6. Peserta yang menampilkan identitas institusi asal di luar ketentuan, melakukan kecurangan, atau mengganggu keamanan akan didiskualifikasi tanpa pengembalian biaya pendaftaran.

7. Peserta yang absen atau terlambat tanpa konfirmasi dianggap mengundurkan diri.

Penghargaan 

Bagi para pemenang Juara 1, 2, dan 3 pada kompetisi offline berhak mendapatkan Piala, E-Sertifikat dan lainnya, dimana biaya pengiriman piala ditanggung oleh peserta.

Pengajuan Sanggahan / Keluhan

Peserta yang ingin mengajukan sanggahan atau keluhan terhadap keputusan juri dipersilakan untuk mengisi formulir yang telah disediakan, lengkap dengan bukti pendukung. Pengajuan sanggahan atau keluhan akan dikenakan biaya administrasi. Apabila sanggahan terbukti valid dan diterima oleh juri, biaya administrasi tersebut akan dikembalikan. Namun, apabila sanggahan tidak dapat diterima, biaya administrasi tersebut menjadi hak panitia.

LOCATION